Come organizzare la tua azienda in 10 mosse.

SITUAZIONE: la mia attività ha bisogno di essere organizzata meglio. C’è troppa confusione e si commettono troppi errori. I lavori non vengono eseguiti nelle giuste tempistiche e, molti staff, sembrano demotivati e poco efficienti.

 

SOLUZIONE:

quando un imprenditore decide di riorganizzare la sua azienda spesso ha delle difficoltà nel portare avanti questo processo, in quanto ci sono molte idee sbagliate riguardo al soggetto dell'organizzazione.

 

La prima idea sbagliata è ritenere che l'organizzazione aziendale sia un processo che ha un inizio e una fine ben precisa. 

 

NON E' COSI'

 

L’organizzazione aziendale è una processo costante, da svolgere in azienda, mentre vengono svolte tutte le altre attività di routine. In pratica, anche l’organizzazione aziendale, è una attività di routine che non deve essere mai interrotta.

 

Inizialmente, se mancano gli strumenti organizzativi di base, è normale che dovrai dedicare un pò di tempo in più, per svolgere questa attività. Se non hai ancora sviluppato organigrammi, mansionari,  procedure amministrative e direttive organizzative (ovviamente tutto per iscritto), dovrai chiaramente ritagliarti un po' di tempo extra per elaborare questi strumenti.

 

Nulla di complicato, bisogna solo avere un po' di competenza in materia di organizzazione.

 

Una piccola azienda di solito inizia la propria attività con un sistema in cui da una parte c'è un capo, dall'altra tutti gli altri staff. Il fatto che ci sia  un capo che dica “tu fai questo e tu fai quello” può andar bene in una fase iniziale; ma, di certo, non è un modello organizzativo che può funzionare a lungo, anche se l’azienda è composta solo da 3 o 4 staff.

 

Una piccola azienda, se vuole rimanere piccola potrebbe anche adottare questo modello “tu fai questo e tu fai quello”. Bisogna però considerare una cosa: esiste una regola universale per cui un'attività, se non cresce e si espande, ad un certo punto inizierà a contrarsi (cioè rimpicciolirsi). Se l'azienda è già piccola, il rimpicciolirsi può significare, presumibilmente, svanire. Ma noi sicuramente non vogliamo che questo accada. Quindi, non ci  resta che organizzarci meglio.

 

A tal proposito, andiamo a scoprire le principali regole e procedure per far andar bene la tua attività e renderla solida e ben strutturata, così da affrontare qualsiasi sfida e difficoltà che il futuro ci possa riservare.

 

-------

 

 Ecco i 10 aspetti fondamentali da conoscere, attuare e tenere in debita considerazione, affinché un processo organizzativo sia completo e quindi efficace.

 

Queste informazioni, non sono teorie, sono il risultato di decenni di studio pratico, su aziende e organizzazioni di ogni tipo e dimensione. Sono state messe alla prova e si possono definire delle leggi valide, funzionali e precise paragonabili a leggi esatte quali le leggi che si studiano in fisica o in matematica.

 

Iniziamo con l'esaminare le tre principali omissioni organizzative:

 

A) La prima omissione è la mancanza di uno schema organizzativo adeguato. Lo schema organizzativo dell'azienda  non è stato elaborato oppure è stato elaborato un banale organigramma che non ha nessuna utilità, costituito da semplici quadratini e lineette che indicano giusto le funzioni e il livello gerarchico.

 

B) La seconda omissione è la mancanza di conoscenza dell'organigramma. Ciò significa che lo schema organizzativo, anche se completo e preciso, non è conosciuto dallo staff oppure non viene compreso.
  
C) La terza omissione è la mancanza di Procedure e regole organizzative elaborate per iscritto e divulgate a tutto lo staff sotto forma di direttive aziendali. In pratica non si elaborano e non si conoscono le principali procedure e regole organizzative che, invece, andrebbero specificate in apposite direttive aziendali e fatte studiare a tutto lo staff, verificando che le abbiano realmente comprese e che siano disposti a rispettarle.

 

Solo su questi tre punti potremmo dire molto, ma lo scopo di questo articolo e di fornirvi uno schema semplice da cui poter partire.  non vogliamo adesso elaborare un trattato completo sull'organizzazione aziendale.

 

Vediamo cos'altro devi assolutamente attuare affinché la tua azienda raggiunga il massimo dell'efficienza:

1. Qualcuno in azienda dovrebbe assicurarsi che la forma organizzativa venga mantenuta. Per esempio qualcuno è stato assegnato alla reception, gli sono stati dati compiti e funzioni ben precise.  Arriva un responsabile amministrativo, il quale assegna nuovi compiti al receptionist. Il responsabile amministrativo, sebbene ricopra un ruolo di capo ufficio, non è a capo della reception e non è tenuto a dare ordini al receptionist. Questo danneggerebbe la forma organizzativa che era stata sviluppata in precedenza.  
    
2. La stessa persona dovrebbe costantemente migliorare la struttura organizzativa, apportando correzioni all’organigramma, sviluppando altre direttive man mano che i problemi e le soluzioni organizzative vengono alla luce, elaborando i mansionari, i diagrammi di flusso, ecc. (non è complicato come sembra).
    
3. Bisognerà continuamente sensibilizzare i collaboratori a seguire le procedure e a rispettare l’organizzazione aziendale.
   
   
4. La disciplina in azienda dovrà essere applicata anche e soprattutto su chi non rispetta le procedure amministrative e le regole organizzative.
    
5. Le procedure amministrative non dovranno essere troppo complesse, macchinose o rigide, ma dovranno esserci (in pratica non bisogna creare una pesante macchina burocratica, ma neanche restare a livello di "tu fai questo e tu fai quello").
    
6. Bisognerà specificare meglio come le comunicazioni dovranno fluire all’interno dell’azienda.
    
7. E’ necessario rimuovere dall’organizzazione chi continuamente viola le regole organizzative.
     

Questo ci da un'idea di cosa significa veramente organizzare un'attività. C'è molto lavoro da fare, ma non farlo equivarrebbe al risparmio di tempo più dispendioso che ci possa essere. I risultati che si ottengono da questa attività organizzativa sono semplicemente sorprendenti. Non rinunciate al vostro futuro solo perché a voi piace essere operativi e non fare tutto questo lavoro organizzativo. Lo so che istintivamente si pensa a portare avanti la produzione e le vendite. Questo non è sbagliato: è normale. Ma non dedicare del tempo all'organizzazione può essere fatale col passare del tempo. Lo stress e il sovraccarico potrebbero essere il male minore. Rendersi conto, alla fine, che si è lavorato tanto senza cavare un ragno dal buco, come si suol dire, sarebbe poco gratificante e anche un pò deprimente.

 

Molte aziende, dopo aver applicato i punti visti in precedenza hanno cominciato a sperimentare una serie si cambiamenti in azienda. Potremmo sintetizzare questi cambiamenti nei seguenti punti.

 

✔️ Le comunicazioni e le informazioni iniziano a fluire velocemente, in modo preciso e alle giuste persone.
✔️ I responsabili sapranno quando un compito è stato eseguito e quando qualcuno batte la fiacca.
✔️ I clienti si sentiranno serviti in modo eccellente e non ci saranno malintesi e malcontento.
✔️ Gli staff saranno più motivati perché sapranno cosa fare e con chi comunicare.
✔️ Le tempistiche verranno rispettate nel 99% dei casi.
✔️ L’imprenditore non si sentirà più così sovraccarico e stressato.
✔️ Il lavoro sarà sempre impegnativo, ma ci saranno soddisfazioni per tutti.

 

E' evidente che tutto ciò si tramuterà in fatturato e utili.

 

Se ti fa piacere, possiamo continuare a discutere di efficienza aziendale attraverso una

 sessione di consulenza/coaching gratuito dedicato ai possessori di Partita IVA.

 

Clicca =▷ https://www.cfmitalia.org/coaching-gratuito-1/

 

Grazie e alla prossima lezione. 

 

Se hai un dubbio o delle domande da pormi, oppure se ti sei perso qualche lezione precedete puoi scrivermi a consulenza@cfmitalia.org.

Dr. Armando Nuzzolo

Seminar Leader & Business Coach

Mail: consulenza@cfmitalia.org

Cell.: + 39 393 9220285