#14 Mini Lezione di Marketing e Management

"Dobbiamo organizzarci meglio!" Cosa significa?

SITUAZIONE: la mia attività ha bisogno di essere organizzata meglio. C’è troppa confusione e si commettono troppi errori. I lavori non vengono eseguiti nelle giuste tempistiche e, molti staff, sembrano demotivati e poco efficienti.

 

SOLUZIONE:

quando un imprenditore decide di riorganizzare la sua azienda spesso ha delle difficoltà nel portare avanti questo processo, in quanto ci sono molte idee sbagliate riguardo al soggetto dell'organizzazione.

 

La prima idea sbagliata è ritenere che l'organizzazione aziendale sia un processo che ha un inizio e una fine ben precisa. 

 

NON E' COSI'

 

L’organizzazione aziendale è una processo costante, da svolgere in azienda, mentre vengono svolte tutte le altre attività di routine. In pratica, anche l’organizzazione aziendale, è una attività di routine che non deve essere mai interrotta.

 

Inizialmente, se mancano gli strumenti organizzativi di base, è normale che bisogna dedicare un pò di tempo in più, per svolgere questa attività. Se non abbiamo sviluppato organigrammi, mansionari,  procedure amministrative e direttive organizzative (ovviamente tutto per iscritto), dobbiamo chiaramente dedicare un po' di tempo extra a elaborare questi strumenti.

 

Nulla di complicato, bisogna solo avere un po' di competenza in materia di organizzazione.

 

Sicuramente avere un capo che dice “tu fai questo e tu fai quello” non è un modello organizzativo che può funzionare, anche se l’azienda è composta solo da 3 o 4 staff.

Una piccola azienda, se vuole rimanere piccola può anche adottare questo modello “tu fai questo e tu fai quello”. Solo che una piccola azienda, se non opera in direzione della crescita, è destinata al fallimento prima o poi. Per cui l’unica strada che resta da percorrere è quella di organizzarsi meglio per espandersi.

 

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Detto ciò vediamo quali sono gli altri punti da chiarire in merito all’organizzazione e vediamo di capire perché spesso gli organigrammi aziendali vengono chiusi in un cassetto e risultano essere praticamente inutili:

 

  1. Non è stato elaborato bene l'organigramma – solo quadratini e lineette che indicano giusto le funzioni e il livello gerarchico.
  2. L'organigramma non è conosciuto dallo staff oppure non viene compreso.
     
  3. Non si conoscono le regole organizzative che andrebbero specificate in delle apposite direttive aziendali.
     
  4. Qualcuno in azienda deve assicurarsi che la forma organizzativa venga mantenuta.
     
  5. La stessa persona deve costantemente migliorare la struttura organizzativa, apportando correzioni all’organigramma, sviluppando altre direttive, elaborando i mansionari, ecc.
     
  6. Bisogna continuamente sensibilizzare i collaboratori a seguire le procedure e a rispettare l’organizzazione aziendale.
  7. La disciplina in azienda deve essere applicata anche su chi non rispetta le procedure amministrative e le regole organizzative.
     
  8. Le procedure amministrative non devono essere troppo complesse ma devono esserci.
     
  9. Bisogna specificare meglio come le comunicazioni devono fluire all’interno dell’azienda.
     
  10. E’ necessario rimuovere dall’organizzazione chi continuamente viola le regole organizzative.
     

Se si mettono a posto i 10 punti visti in precedenza vedrete che:

  • Le comunicazioni e le informazioni inizieranno a fluire velocemente è pervenire alle persone giuste.
  • I responsabili sapranno quando un compito è stato eseguito e quando qualcuno batte la fiacca.
  • I clienti si sentiranno serviti in modo eccellente e non ci saranno malintesi e malcontento.
  • Gli staff saranno più motivati perché sapranno cosa fare e con chi comunicare.
  • Le tempistiche verranno rispettate nel 99% dei casi.
  • L’imprenditore non si sentirà più sovraccarico e stressato.
  • Il lavoro sarà sempre duro, ma ci saranno soddisfazioni per tutti.

Per finire, desideravo giusto informarti che hai a disposizione una sessione di consulenza/coaching gratuito se sei possessore di Partita IVA.

 

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Grazie e alla prossima lezione. 

 

Se hai un dubbio o delle domande da pormi, oppure se ti sei perso qualche lezione precedete puoi scrivermi a consulenza@cfmitalia.org.

Dr. Armando Nuzzolo

Seminar Leader & Business Coach

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