"Dobbiamo organizzarci meglio!" Ma cosa significa davvero?
Situazione:
La tua attività ha bisogno di essere organizzata meglio. C’è troppa confusione, si commettono errori, i lavori non vengono eseguiti nei tempi giusti e molti membri dello staff appaiono demotivati
o poco efficienti.
È una condizione comune, ma non inevitabile.
Soluzione:
Quando un imprenditore decide di riorganizzare la propria azienda, spesso incontra difficoltà perché esistono molte convinzioni errate sull’argomento “organizzazione”.
La prima e più diffusa idea sbagliata è che l’organizzazione aziendale sia un processo con un inizio e una fine.
Non è così.
L’organizzazione aziendale è un processo continuo, da portare avanti insieme a tutte le altre attività di routine. In altre parole, organizzare non è un progetto temporaneo, ma una parte integrante della gestione quotidiana.
All’inizio, se mancano gli strumenti di base, è normale dover dedicare più tempo a questa fase. Se non hai ancora sviluppato organigrammi,
mansionari, procedure amministrative e direttive aziendali scritte, sarà necessario ritagliarsi del tempo per costruirli.
Non è complicato: serve solo un po’ di competenza e metodo.
Quando l’azienda è piccola
Una piccola impresa spesso nasce con un sistema molto semplice: da un lato c’è un capo, dall’altro gli altri collaboratori. Il modello “tu fai questo e tu fai quello” può funzionare nella fase iniziale, ma non è sostenibile a lungo termine, anche in un gruppo di sole tre o quattro persone.
Un’azienda che decide di restare piccola può anche mantenere questo sistema, ma deve tenere presente una regola universale:
“Un’attività che non cresce e non si espande, prima o poi si contrae.”
E per un’impresa già piccola, “contrarsi” può significare scomparire.
Se non vogliamo che questo accada, non resta che organizzarsi meglio.
Le regole fondamentali per un’azienda solida
Vediamo ora le principali regole e procedure da attuare per rendere la tua impresa stabile, strutturata e capace di affrontare le sfide del futuro.
Queste non sono teorie: derivano da decenni di studio pratico su aziende di ogni dimensione. Sono principi testati e concreti, vere e proprie leggi dell’organizzazione.
Le tre omissioni organizzative più comuni
A) Mancanza di uno schema organizzativo adeguato
Molte aziende non hanno uno schema organizzativo vero e proprio, oppure si limitano a un organigramma superficiale: qualche quadratino e linee gerarchiche, senza alcuna utilità pratica.
B) Mancanza di conoscenza dello schema
Anche quando l’organigramma esiste, spesso non è conosciuto né compreso dallo staff. In questo caso, è come se non esistesse.
C) Mancanza di procedure e regole scritte
Non vengono formalizzate le procedure aziendali né le direttive organizzative.
Questo significa che lo staff non ha riferimenti chiari su come comportarsi e non è responsabilizzato nel seguirli.
Le procedure vanno invece scritte, divulgate, comprese e rispettate da tutti.
Le dieci mosse per organizzare davvero la tua azienda
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Assegna una figura di riferimento per l’organizzazione.
Qualcuno deve garantire che la struttura venga mantenuta e rispettata.
Esempio: se un receptionist riceve ordini da un responsabile amministrativo che non è a capo della reception, si genera confusione e si danneggia la forma organizzativa. -
Migliora costantemente la struttura.
Aggiorna organigrammi, mansionari, diagrammi di flusso e direttive man mano che emergono problemi o soluzioni. È un lavoro continuo, ma non complesso. -
Sensibilizza lo staff.
Tutti devono essere coinvolti nel rispetto delle procedure e consapevoli del valore dell’organizzazione. -
Applica la disciplina.
Le regole devono valere per tutti: anche (e soprattutto) per chi non rispetta le procedure o ignora le direttive. -
Mantieni le procedure semplici.
Evita una macchina burocratica rigida, ma non restare nel caos del “tu fai questo e tu fai quello”. -
Definisci i flussi comunicativi.
Chiarisci come devono fluire le informazioni tra reparti e ruoli, per evitare fraintendimenti e rallentamenti. -
Rimuovi chi viola costantemente le regole organizzative.
L’organizzazione aziendale è fatta di sistemi e di persone: entrambe devono funzionare in armonia. -
Monitora costantemente le performance.
Verifica che i compiti vengano eseguiti nei tempi stabiliti e con la qualità prevista. -
Motiva e forma lo staff.
Un’organizzazione efficace nasce anche da persone competenti e consapevoli del proprio ruolo. -
Aggiorna e migliora continuamente il sistema.
L’organizzazione non si conclude mai: è un percorso di crescita costante.
I risultati di una buona organizzazione
Chi applica questi principi in azienda sperimenta presto un cambiamento radicale:
✔️ Le comunicazioni diventano rapide e precise.
✔️ I responsabili sanno quando un compito è stato eseguito o quando qualcuno rallenta.
✔️ I clienti ricevono un servizio migliore e non si creano malintesi.
✔️ Lo staff è più motivato, perché conosce obiettivi e responsabilità.
✔️ Le tempistiche vengono rispettate nel 99% dei casi.
✔️ L’imprenditore si sente meno stressato e più concentrato sugli obiettivi strategici.
✔️ Il lavoro resta impegnativo, ma porta soddisfazioni e risultati per tutti.
Tutto ciò si traduce, inevitabilmente, in maggiore fatturato e utili.
Conclusione
Non trascurare il futuro della tua azienda solo perché ami “essere operativo”.
La produzione e le vendite sono importanti, ma senza una solida base organizzativa, con il tempo lo stress aumenterà e i risultati diminuiranno.
“Non organizzarsi è il modo più costoso di risparmiare tempo.”
Molte imprese hanno sperimentato quanto sia vero: dopo aver applicato queste regole, il lavoro è diventato più fluido, più redditizio e soprattutto più gratificante.
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Dr. Armando Nuzzolo
Seminar Leader & Business Coach
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