SITUAZIONE: Non ho tempo, ho troppe cose da fare.
SOLUZIONE: Smettila di agire freneticamente e concediti 10 minuti per leggere questa importante lezione.
Perché non hai tempo?
Semplicemente hai molte cose da fare: questo è un bene. Ma se affermi di non avere tempo, stai partendo da un presupposto sbagliato, da una vera e propria falsità o bugia. Tutti abbiamo 24 ore al giorno, né un minuto in più, né un minuto in meno.
Stai cercando quindi di risolvere il problema sbagliato. Il vero problema è che tu devi riuscire a fare più cose in meno tempo che, tra parentesi, è il concetto fondamentale di efficienza. Se hai dei collaboratori, devi essere in grado di far fare più cose in meno tempo anche ai tuoi collaboratori.
Quindi entrano in gioco diversi fattori: l’organizzazione, la capacità di delegare, le competenze, la pianificazione.
C’è anche un altro fattore che è il tuo stato d’animo. Se sei giù di corda sarai più lento e meno efficiente. Per cui vediamo di capire da dove iniziare.
Da dove iniziare?
Il primo punto su cui dobbiamo lavorare è, senza alcun dubbio, la pianificazione.
Pianificare fondamentalmente significa avere delle buone idee e schematizzare tali idee in modo ordinato in base ad un sistema.
D’altro canto è risaputo che prima si pensa e poi si agisce. Quindi è consigliabile (o meglio vitale) prima pianificare e poi agire. La pianificazione deve essere fatta su vari livelli. Il primo livello riguarda la pianificazione strategica che ha molto a che fare con avere idee e iniziative. Dare una linea guida generale a tutte le attività che andremo a fare, è lo scopo della pianificazione strategica.
Se in questo momento, però, non riesci a pianificare il futuro perché sei troppo preso dai problemi quotidiani, puoi benissimo iniziare da una pianificazione a brevissimo termine o una pianificazione tattica.
Cosa significa? Potresti semplicemente fare un elenco di tutte le cose da fare, stabilire le priorità e stabilire quando lo farai. La mattina non partire subito in quarta. Magari sbriga qualcosa di impellente, ma poi fermati e pianifica la giornata o la settimana.
Nel momento che hai fatto un elenco e hai stabilito le priorità vedrai che tutti quegli impegni e cose da sbrigare non sono più una massa confusa nella tua testa, ma sono ben distribuiti su un foglio o su un file.
Ora puoi iniziare ad agire seguendo un percorso che tu stesso hai tracciato.
Vedrai che già questo ti renderà più veloce ed efficiente.
Secondariamente devi tener fede a quell’elenco. E’ vero, possono capitare imprevisti ed altre cose da sbrigare. Ma l’elenco che hai fatto deve essere la tua linea guida principale.
Quando fai un piano o una check-list di cose da fare stai prendendo un impegno con te stesso. Se non lo rispetti è come se stessi tradendo te stesso.
Puoi anche non riuscire a fare tutto ciò che hai scritto. Ma devi subito riportarlo nel nuovo elenco del giorno dopo. Se hai stabilito le priorità e hai quindi sbrigato le faccende più urgenti e importanti, probabilmente hai tralasciato di fare qualcosa che comunque poteva essere rimandato di uno o due giorni.
Le applicazioni.
Per inciso, ci sono diverse applicazioni on line, gratuite o a pagamento, che ti aiutano in questo. Il famosissimo Google Calendar, per esempio potrebbe essere un aiuto prezioso insieme ad un'altra applicazione che si chiama Google Tasks, integrata allo stesso Calendar di Google.
I Risultati.
Normalmente se ti abitui a pianificare e poi ad agire potresti sorprenderti del fatto che riuscirai a portare a termine tutte le cose che hai pianificato e avrai quindi il tempo di fare anche qualcosa di extra.
Pianificare ha anche una funzione molto motivante, ma è ancora più motivante portare a termine le cose. Non c’è altro modo per sentirsi su di morale che portare a termine azioni e progetti decisi da te.
Se sono i soldi che ti preoccupano anche in questo caso ti stai concentrando sul problema sbagliato. Devi concentrarti sulla produzione e lo scambio per ottenere soldi. Se ti concentri sui soldi non otterrai soldi. La produzione è costituita dal numero di attività, azioni e progetti che porti a termine.
Strategia e tattica a confronto.
Tutto ciò è di grande aiuto, non dimenticare però che devi adesso trovare un po' di tempo per sviluppare una strategia. Scrivi quale situazione vuoi risolvere o quale traguardo vuoi raggiungere e quindi sviluppa la tua strategia. I termini strategia e tattica sono stati presi in prestito dalla terminologia militare. La strategia è una branca dell’arte militare che regola e coordina le operazioni belliche al fine di vincere la guerra. La tattica stabilisce le modalità d’impiego delle truppe e dei mezzi bellici durante una battaglia. Lo scopo della tattica è quindi vincere le battaglie. Si potrebbero però vincere diverse battaglie ma se non si ha una visione generale, alla fine potresti perdere la guerra. Ecco perché è molto importante una visione strategica.
Perché non riesci a pianificare?
Se sei sovraccarico e sotto stress naturalmente potresti pensare che tutto questo scrivere, fare elenchi, pianificare, strategie, tattiche, ecc., potrebbe portarti via altro tempo prezioso. Prova a costruire una casa senza fare prima un piano o un progetto. Pensi che la tua attività sia più semplice di costruire una casa? Devi essere il progettista della tua attività prima di esserne l’operaio o il capo cantiere.
Alcuni hanno difficoltà a concentrarsi sulla pianificazione perché:
- o sono in una situazione di estrema confusione,
- o hanno bisogno di maggiori informazioni in merito,
- oppure hanno sviluppato delle compulsioni (impulsi irrefrenabili) ad agire in modo frenetico.
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Dr. Armando Nuzzolo